Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung im digitalen Zeitalter. Sie beschreibt detailliert, wie ein Unternehmen seine steuerrelevanten Prozesse organisatorisch und technisch abbildet – von der Entstehung eines Belegs bis hin zu seiner digitalen Archivierung. Die Finanzverwaltung verlangt eine solche Dokumentation ausdrücklich, insbesondere seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung der Verfahrensdokumentation – bis zur nächsten Betriebsprüfung. Dort kann das Fehlen oder die Unvollständigkeit der Dokumentation zu formellen Mängeln führen, die schlimmstenfalls Hinzuschätzungen oder steuerliche Nachteile nach sich ziehen. Kanzleien wie Gooßen, Heuermann und Partner unterstützen ihre Mandanten bei der Erstellung, Aktualisierung und Prüfung von Verfahrensdokumentationen, um genau diese Risiken zu vermeiden.
Hintergrund und gesetzliche Anforderungen
Die GoBD fordern eine nachvollziehbare, überprüfbare und lückenlose Darstellung aller steuerlich relevanten Prozesse. Das betrifft insbesondere digitale Prozesse – also alle Abläufe, bei denen Dokumente elektronisch erstellt, empfangen, verändert oder gespeichert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Buchhaltung intern oder extern – etwa durch eine Kanzlei – geführt wird.
Die Verfahrensdokumentation muss nicht in einer bestimmten Form vorliegen, aber sie muss vollständig, aktuell und für einen sachverständigen Dritten verständlich sein. Inhaltlich werden vier Hauptbestandteile gefordert:
- Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und seiner Abläufe
- Anwenderdokumentation der eingesetzten Systeme
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation mit Archivierungsprozessen und Zugriffskonzepten
Je digitaler und automatisierter ein Unternehmen arbeitet, desto umfangreicher und wichtiger wird die Verfahrensdokumentation.
Ziel und Nutzen
Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachzuweisen. Sie zeigt, dass steuerlich relevante Prozesse nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet dokumentiert werden – die fünf GoBD-Prinzipien. Darüber hinaus bietet eine sauber geführte Verfahrensdokumentation auch unternehmerische Vorteile:
- Transparenz über interne Abläufe
- Effizienzsteigerung durch definierte Workflows
- Rechtssicherheit gegenüber Finanzbehörden
- Nachweis bei Betriebsprüfungen
- Risikominimierung bei Digitalisierungsschritten
Gooßen, Heuermann und Partner begleitet Unternehmen dabei, diese Ziele zu erreichen. Die Kanzlei entwickelt individuell angepasste Dokumentationen, die sowohl GoBD-konform als auch praktikabel im Arbeitsalltag sind.
Praxis bei Gooßen, Heuermann und Partner
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation beginnt bei Gooßen, Heuermann und Partner mit einer Analyse der bestehenden Prozesse. Dabei wird untersucht, wie Belege im Unternehmen entstehen, verarbeitet, geprüft, gebucht und archiviert werden. Sowohl papierbasierte als auch digitale Abläufe werden betrachtet, ebenso wie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – etwa bei Cloud-Systemen oder Auslagerung von Buchhaltung und Lohnabrechnung.
Im Anschluss wird gemeinsam mit dem Mandanten ein individuelles Konzept erstellt. Dieses berücksichtigt die eingesetzten Softwarelösungen (z. B. DATEV, ERP-Systeme), die IT-Infrastruktur, Zugriffsregelungen, Verantwortlichkeiten und Notfallkonzepte. Auf Wunsch übernimmt die Kanzlei auch die jährliche Aktualisierung – etwa bei Systemwechseln oder Prozessänderungen.
Rolle von Rigo Gooßen
Rigo Gooßen aus Stade ist innerhalb der Kanzlei ein zentraler Ansprechpartner für alle Fragen rund um GoBD und Verfahrensdokumentation. Sein Fokus liegt auf der Verbindung von steuerlicher Sicherheit und betrieblicher Praktikabilität. Er weiß, dass viele Unternehmen mit der formalen Erstellung einer solchen Dokumentation überfordert sind – und entwickelt deshalb gemeinsam mit den Mandanten eine Lösung, die zum jeweiligen Betrieb passt.
Steuerberater Gooßen legt dabei besonderen Wert darauf, dass die Dokumentation nicht zur bloßen Pflichterfüllung verkommt, sondern tatsächlich als Strukturierungsinstrument genutzt wird. Gerade bei digital arbeitenden Mandanten – etwa im E-Commerce, Handwerk oder Dienstleistungssektor – ist seine Unterstützung gefragt.
Typische Inhalte einer Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation wird modular aufgebaut. Sie besteht aus mehreren Teilbereichen, die gemeinsam ein vollständiges Bild der digitalen Buchführungsprozesse ergeben:
- Beschreibung der betrieblichen Organisation (Zuständigkeiten, Abläufe)
- Darstellung der eingesetzten IT-Systeme (Buchhaltung, ERP, Kassenlösungen)
- Erfassungs- und Prüfvorgänge bei Belegen
- Speicherung, Archivierung und Datensicherung
- Rechte- und Rollenverteilung im System
- Umgang mit Fehlern, Störungen und Korrekturen
- Änderungs- und Löschprotokolle
Je nach Komplexität des Unternehmens können diese Punkte stark variieren. Die Kanzlei passt Umfang und Detailtiefe an die Anforderungen der Betriebsgröße, Branche und digitalen Infrastruktur an.
Konsequenzen fehlender Dokumentation
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer keine Verfahrensdokumentation benötigen. Tatsächlich fordert die Finanzverwaltung diese auch bei einfach organisierten Betrieben, sobald digitale Prozesse im Spiel sind – etwa elektronische Rechnungsstellung, Onlinebanking oder Nutzung eines Kassensystems.
Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, kann dies im Rahmen einer Betriebsprüfung als formeller Mangel gewertet werden. In der Folge kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen – mit potenziell erheblichen steuerlichen Nachteilen. Besonders kritisch wird dies bei Bargeschäften, Selbstbuchern oder Unternehmen mit großem Belegaufkommen.
Gooßen, Heuermann und Partner hilft dabei, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Dabei erfolgt die Beratung stets lösungsorientiert: Ziel ist eine Dokumentation, die prüfungssicher ist, aber im Alltag handhabbar bleibt.
Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern
Bei der Erstellung oder Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation ist oft auch die IT-Abteilung oder ein externer Dienstleister involviert. Die Kanzlei übernimmt auf Wunsch die Koordination, um technische Beschreibungen und Systemskizzen fachlich korrekt zu integrieren. Auch Schnittstellen, Datentransfers oder Back-up-Konzepte werden in Abstimmung mit den technischen Ansprechpartnern dokumentiert.
Steuerberater Gooßen achtet darauf, dass alle Beteiligten eine gemeinsame Sprache finden – IT, Buchhaltung und Steuerrecht werden so miteinander verbunden. Das Ergebnis ist eine Dokumentation, die von allen Seiten verstanden wird und den Anforderungen einer Prüfung standhält.
