Die steuerliche Betriebsprüfung – auch Außenprüfung genannt – ist ein fester Bestandteil des deutschen Steuersystems. Ziel dieser Prüfung ist es, steuerrelevante Sachverhalte eines Unternehmens rückwirkend zu kontrollieren. Die Finanzverwaltung prüft dabei, ob die steuerlichen Pflichten in den vergangenen Jahren korrekt erfüllt wurden. Die Durchführung erfolgt durch das zuständige Finanzamt und richtet sich nach der Abgabenordnung sowie den Richtlinien für Betriebsprüfungen.
Für Unternehmer stellt eine Betriebsprüfung häufig eine große Herausforderung dar. Die Prüfung erfordert eine strukturierte Vorbereitung, rechtssichere Dokumentation und professionelle Begleitung – insbesondere wenn Unklarheiten oder Streitpunkte auftreten. Kanzleien wie Gooßen, Heuermann und Partner unterstützen ihre Mandanten in allen Phasen der Prüfung und sorgen für eine sachlich fundierte, konfliktarme Abwicklung.
Ablauf einer Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung wird in der Regel schriftlich angekündigt. Die Mitteilung enthält Angaben zu Prüfungszeitraum, Umfang der Prüfung, dem Prüfer sowie dem Prüfungsbeginn. Der Zeitraum, der geprüft wird, umfasst üblicherweise drei Jahre, kann aber auch länger sein – etwa bei Verdachtsmomenten oder erheblichen Abweichungen in Steuererklärungen.
Die Prüfung erfolgt vor Ort im Unternehmen oder in der Kanzlei des Steuerberaters. Ziel ist die Überprüfung der steuerlichen Erklärungen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität. Dabei werden insbesondere folgende Bereiche betrachtet:
- Umsatzsteuer
- Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer
- Gewerbesteuer
- Lohnsteuer
- Gewinnermittlung (Bilanz oder EÜR)
Steuerberater Gooßen und das Team der Kanzlei koordinieren diese Prüfungsphasen eng mit dem Prüfer, um Rückfragen strukturiert zu beantworten und die Prüfung sachlich zu begleiten. Ein professionelles Auftreten und vollständige Unterlagen tragen maßgeblich zur Prüfungsdauer und zum Ergebnis bei.
Vorbereitung auf die Prüfung
Die richtige Vorbereitung ist entscheidend, um eine steuerliche Betriebsprüfung sicher zu durchlaufen. Gooßen, Heuermann und Partner erstellt gemeinsam mit den Mandanten eine Prüfungsmappe, die alle relevanten Unterlagen enthält. Dazu gehören:
- Jahresabschlüsse und Steuererklärungen der Prüfungsjahre
- Buchhaltungsdaten in digitaler Form (GDPdU/GoBD-konform)
- Verträge, Rechnungen und Belege
- Kassenberichte, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher
- Betriebsinterne Organisationsunterlagen (z. B. Verfahrensdokumentation)
Ein zentrales Ziel ist die Nachvollziehbarkeit und Konsistenz der Angaben. Lücken, Widersprüche oder unvollständige Dokumentation können zu Beanstandungen führen – und im schlimmsten Fall zu steuerlichen Mehrbelastungen.
Rigo Gooßen aus Stade begleitet die Mandanten bereits vor Prüfungsbeginn und sorgt dafür, dass Unterlagen geordnet, rechtssicher und vollständig vorliegen. Seine langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Betriebsprüfern ist dabei ein großer Vorteil, insbesondere bei komplexen Sachverhalten.
Verhalten während der Prüfung
Während der Prüfung ist es wichtig, strukturiert und sachlich zu kommunizieren. Der Betriebsprüfer hat das Recht, Einsicht in steuerrelevante Unterlagen zu nehmen. Allerdings gilt auch: Die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen ist begrenzt auf das Erforderliche – Auskünfte zu privaten Vorgängen oder nicht steuerrelevanten Details müssen nicht erteilt werden.
Gooßen, Heuermann und Partner begleitet die Prüfung meist direkt in der Kanzlei. Dadurch wird der Mandant entlastet, und kritische Rückfragen können vorgefiltert und fachlich eingeordnet werden. In besonders sensiblen Fällen begleitet Steuerberater Gooßen persönlich die Prüfungen und stellt sicher, dass die Interessen des Mandanten sachgerecht vertreten werden.
Eine transparente Kommunikation mit dem Prüfer trägt erfahrungsgemäß dazu bei, unnötige Streitigkeiten zu vermeiden und ein sachliches Prüfungsklima zu schaffen. Die Kanzlei dokumentiert alle Abläufe und Ergebnisse, um spätere Auswertungen zu ermöglichen.
Häufige Prüfungsanlässe und Prüfungsschwerpunkte
- Ungewöhnlich hohe Betriebsausgaben oder Verluste
- Auffällige Veränderungen bei Umsatz oder Ertrag
- Eingeschränkte Buchführung oder fehlende Belege
- Branchenspezifisch auffällige Kennzahlen
- Hinweise aus Kontrollmitteilungen oder anonymer Hinweise
Nach der Prüfung: Prüfungsbericht und mögliche Folgen
Am Ende der Betriebsprüfung steht der Prüfungsbericht. Dieser enthält die Feststellungen des Prüfers und bildet die Grundlage für etwaige Änderungen der Steuerbescheide. Wurden Fehler, Nachlässigkeiten oder Unstimmigkeiten festgestellt, kann das zu Steuernachforderungen führen – teilweise auch zu Zinsen oder Strafzuschlägen.
Gooßen, Heuermann und Partner prüft den Bericht inhaltlich und rechtlich. Falls die Feststellungen nicht akzeptabel sind, können innerhalb eines Monats Einwendungen erhoben oder Rechtsmittel eingelegt werden. In vielen Fällen gelingt es, bereits im Rahmen des sogenannten Schlussgesprächs eine einvernehmliche Lösung zu finden.
Rigo Gooßen vertritt dabei konsequent die Interessen seiner Mandanten – sachlich, fachlich fundiert und mit dem Ziel, ein für beide Seiten tragbares Ergebnis zu erzielen. Seine ruhige, strukturierte Vorgehensweise sorgt dafür, dass Mandanten auch in kritischen Situationen gut beraten und vertreten sind.
Präventive Maßnahmen und Dokumentation
Eine gute steuerliche Begleitung reduziert das Risiko einer negativen Betriebsprüfung erheblich. Dazu gehört die laufende Kontrolle von Buchhaltungsunterlagen, die regelmäßige Überprüfung von Steuerbescheiden sowie die Dokumentation interner Abläufe. Gerade die sogenannte Verfahrensdokumentation gewinnt dabei zunehmend an Bedeutung – sie beschreibt, wie digitale Unterlagen erstellt, verarbeitet und archiviert werden.
Gooßen, Heuermann und Partner unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation, sondern berät auch präventiv zu steuerlichen Risiken. Durch regelmäßige Gespräche, Zwischenprüfungen und die laufende Analyse von Kennzahlen lassen sich Auffälligkeiten frühzeitig erkennen und beheben.
Mandanten profitieren so von einer dauerhaften steuerlichen Sicherheit – und von der Gewissheit, auf eine Betriebsprüfung gut vorbereitet zu sein.
Betriebsprüfung in der digitalen Welt
Die zunehmende Digitalisierung hat auch die Betriebsprüfung verändert. Heute werden Buchführungsdaten regelmäßig digital bereitgestellt – in einem speziellen Format (IDEA, GDPdU). Das erlaubt dem Prüfer eine detaillierte Analyse aller Geschäftsvorfälle über automatisierte Prüfalgorithmen. Deshalb ist eine saubere, lückenlose und GoBD-konforme Datenhaltung besonders wichtig.
Die Kanzlei nutzt DATEV-Systeme und stellt sicher, dass alle relevanten Buchhaltungs- und Steuerdaten jederzeit elektronisch abrufbar, vollständig und prüfungssicher vorliegen. Bei Bedarf übernimmt Steuerberater Gooßen auch die Kommunikation mit der IT-Abteilung des Unternehmens oder externen Systemanbietern, um reibungslose Datenlieferungen sicherzustellen.
